Par Jennifer Petrela
Gestionnaire de l’Accélérateur mentoral de Mentorat Québec
Illustration par Élyse Zadigue-Dubé
Quarantaine, distanciation sociale, lieux de travail éloignés – les gens découvrent aujourd’hui des mesures collectives de santé qu’ils n’ont jamais vues auparavant, et dont personne ne peut prédire la durée. Toutefois, tant que nous restons en bonne santé, l’épidémie du coronavirus n’a pas à mettre terme aux relations mentorales. Au contraire, les fermetures donnent à beaucoup de gens plus de temps qu’auparavant pour se consacrer à des initiatives et des relations qui étaient réduites dans le tourbillon quotidien des déplacements, des réunions et de la vie sociale. Confinés à la maison, de nombreux(ses) mentor(e)s sont plus disponibles pour échanger avec leurs mentoré(e)s. Il en va de même pour les mentoré(e)s qui peuvent accorder plus de temps pour suivre une formation ou effectuer une recherche suggérée par leurs mentor(e)s.
Mais le mentorat virtuel présente des défis. Voici sept conseils pour que votre relation de mentorat fonctionne lorsque les rencontres en personne ne sont pas possibles.
Commencez par la vidéo. Si la relation n’a pas encore commencé, débutez par un appel vidéo plutôt qu’un e-mail. Présentez-vous professionnellement, comme vous le feriez pour une rencontre en personne, pour donner le ton de la relation. Trouvez des moyens d’établir un rapport malgré le manque de proximité physique; par exemple en faisant visiter la pièce où vous passez votre appel vidéo à votre homologue, pour remplacer le manque d’indices visuels qui donneraient normalement à votre interlocuteur(trice) un meilleur sens de qui vous êtes en tant que personne.
Créez l’esprit de groupe. De nombreux programmes de mentorat fonctionnent par cohorte : un groupe de mentoré(e)s commence l’expérience mentorale en même temps, souvent avec une session de formation collective qui précède le jumelage individuel avec leur mentor(e). D’autres occasions de se rencontrer en groupe suivent. Une approche similaire est adoptée pour la cohorte de mentor(e)s.
L’approche de groupe est souvent très appréciée. Les milléniaux en particulier semblent aimer les activités de groupe et j’ai déjà observé des mentoré(e)s former un groupe Facebook une heure ou deux après leur première rencontre, afin de comparer leurs notes après s’avoir quitté et au fur et à mesure qu’évoluera leur relation mentorale. De nombreux mentor(e)s ont des instincts similaires; se réunissant en dehors des activités de mentorat prévues pour se demander des conseils et du soutien en matière de mentorat. Il en résulte que les participant(e)s se sentent plus connecté(e)s et plus investi(e)s dans le programme.
Lors d’une crise sanitaire, nous ne pouvons pas nécessairement nous rencontrer en personne, mais nous pouvons déplacer des espaces communs en ligne. Il ne faut que quelques minutes pour configurer une chaîne sur Slack, un groupe sur Facebook ou un calendrier de réunion sur Zoom. Créer un sentiment de communauté est plus important que jamais dans un contexte de distanciation sociale.
Optez pour des formations en ligne. Les webinaires réguliers ou de durée et les cours en ligne sont de bons moyens pour tisser des liens, maintenir l’engagement… et contrer le sentiment que nous travaillons seul(e)s. Les participant(e)s qui ne peuvent pas participer en temps réel devraient pouvoir accéder au matériel à un autre moment. Un webinaire pourrait être un forum où les participant(e)s partagent leurs conseils pour une relation florissante de mentorat en ligne.
Gardez des notes sur les réunions. Prenez des notes et relisez-les avant un appel. Les réunions en personne peuvent faciliter le rappel des détails d’une conversation : le fait de voir l’autre personne peut vous rafraîchir la mémoire. Compensez en prenant des notes pendant les réunions virtuelles et en les examinant avant le prochain appel. Cela montrera à votre homologue que vous pensez à lui/à elle entre les réunions et compensera le sentiment de proximité que nous ressentons lors des rencontres en chair et en os.
Restez en contact entre les réunions. À mesure que les interactions sociales diminuent, le risque augmente que les mentor(e)s et les mentoré(e)s se sentent isolé(e)s. Or, se sentir isolé(e) est un moyen sûr de faire tomber l’énergie et la motivation. Maintenez votre enthousiasme avec des interactions régulières. Partager un article, prendre des nouvelles par texto – même un simple « coucou » peut rappeler la relation à votre homologue et vous garder sur votre lancée.. Les responsables de programme peuvent aider en s’informant auprès des dyades ou en trouvant des façons amusantes de leur rappeler de rester en contact les un(e)s avec les autres.
Réduire le risque de « ghosting ». Les relations virtuelles sont-elles plus faciles à terminer que les relations en face à face? Dans les deux cas, réduisez le risque de ghosting * pour éviter la frustration et la déception de la partie abandonnée. En cas de ghosting, réagissez rapidement :
- Lors de la première réunion, convenez avec votre mentor(e) / mentoré(e) d’un calendrier pour les réunions suivantes et d’un délai pour le retour des messages ou des courriels. Démontrez ensuite votre engagement envers la relation en respectant le calendrier comme vous le feriez pour des rendez-vous en personne.
- Les responsables de programme peuvent envoyer des rappels sur les avantages de se réunir régulièrement et l’importance de répondre dans les délais. Ils/elles peuvent rappeler aux participant(e)s que les communications ne doivent pas toujours être longues. Parfois, une réaction rapide à une question peut suffire à un(e) mentoré(e) pour passer à l’étape suivante.
- Avoir un protocole en place en cas de disparition d’un homologue. Si un(e) mentor(e) ou mentoré(e) cessait de répondre dans un délai raisonnable, par exemple, la personne encore engagée devrait être encouragée à passer à autre chose ou, s’il s’agit d’un programme de mentorat organisé, à demander un nouveau jumelage.
Partagez votre succès. Si vous avez trouvé un bon système de mentorat virtuel, ne le gardez pas pour vous! Faites savoir aux autres ce que vous avez fait et pourquoi cela a bien fonctionné. Les responsables de programme peuvent faire de même en demandant aux participant(e)s de partager leurs expériences, et en soulignant les meilleures pratiques dans un bulletin d’information ou par d’autres moyens de communications.
* Le ghosting est la pratique de se retirer de la vie de quelqu’un sans explication, dans le but de terminer la relation. Le ghosting semble plus fréquent dans les relations où une proportion importante des communications était virtuelle.
RÉFÉRENCES
- https://medium.com/productleague-com/mentor(e)s-talk-face-to-face-vs-remote-mentoring-97573ff080d7
- https://www.marconet.com/leadership/mentoring-remotely
- https://www.insala.com/Articles/the-pros-and-cons-of-virtual-mentoring.asp
- https://www.fastcompany.com/40430838/how-to-mentor-a-remote-employee
- https://whenihavetime.com/2018/05/16/lessons-learned-from-founding-a-remote-mentor(e)ship-program-mentor-everywhere/
- https://artofmentoring.net/virtual-mentoring/
